Employé·e Administratif·ve et d'Accueil
Formation diplômante de niveau III (ancien V) - Titre du Ministère chargé de l'emploi - Date JO : le 17/04/2018
Accessible en formation continue, par le biais de contrats en alternance et par la voie de la VAE (Validation des acquis de l'expérience)
Activité 1 - 118 h
Remise à niveau traitement de texte
Saisir, sauvegarder et imprimer un texte simple
Produire un texte plus élaboré, une lettre, une affichette ou un court rapport
Réaliser un publipostage
Remise à niveau tableur
Produire et mettre en page un tableur simple
Produire un tableau intégrant les calculs et fonctions
Remise à niveau Internet & emails
Rechercher efficacement des informations sur le Web.
Être capable d'échanger des courriers et fichiers avec d'autres personnes
Activité 2 - 180 h
Réaliser les travaux administratifs courants
Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte : Courrier, notes, tableaux, graphiques, dans le respect des règles orthographiques et grammaticales et des normes professionnelles
Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur : Mettre à jour des données chiffrées ou non afin d'assurer le suivi des informations nécessaires au bon fonctionnement de la structure ( tableau de bord ).
Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l'information : collecter des informations, saisir, mettre à jour et partager des fichiers, agendas et plannings, dans le respect des procédures et de la charte informatique en vigueur. Collecter les besoins de fournitures à l'aide des outils mis en place, les transmettre au service concerné ou passer les commandes en ligne
Trier et traiter les mails et le courrier : réceptionner les mails, les trier, les filtrer et les transmettre aux destinataires concernés ; numériser, enregistrer et diffuser le courrier entrant, préparer l'envoi, la mise sous pli et l'affranchissement du courrier sortant
Classer et archiver les informations et les documents : classement, archivage papier ou informatique : connaissance des règles des différents modes de classement, support et matériels de classement, utilisation des matériels de duplication : photocopieur, scanner, imprimantes…
Activité 3 - 102 h
Assurer l'accueil d'une structure
Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs : vérifier et disposer des informations à jour nécessaires au poste d'accueil, accueillir les visiteurs et les collaborateurs, les renseigner ou prendre un message, les orienter afin de traiter leurs demandes dans les meilleurs délais. Mobiliser les techniques de communication pour s'assurer de la compréhension de la demande. Prendre les messages et les transmettre aux destinataires concernés afin de satisfaire les demandes des interlocuteurs
Traiter les appels téléphoniques : traiter les appels, les filtrer, les transférer ou renseigner les interlocuteurs. Mobiliser les techniques de communication pour s'assurer de la compréhension de la demande. Prendre les messages et les transmettre aux destinataires concernés afin de satisfaire les demandes des interlocuteurs
Répondre aux demandes d'informations internes et externes : en situation d'accueil, afin de faciliter le fonctionnement de la structure et satisfaire les interlocuteurs internes ou externes, rechercher des informations en vérifiant la fiabilité de la source ou en sollicitant la personne adéquate, répondre aux demandes dans les meilleurs délais et transmettre l'information pertinente sous la forme adaptée au contenu, dans le respect des procédures en vigueur